المصدر -    محمد العتيبي - المنامه   د. فهد الشهابي: التكنولوجيا سمة العصر وانعكس ذلك بوضوح على الملتقيات التي تقيمها "أكت سمارت" أ. شهلاء أصبعي: تجربة السكرتارية في المجال الإلكتروني حيوية وثرية د. لولوة بودلامة:* هناك 10 تطبيقات هامة لجعل الإدارة أكثر فعالية د. دانية كابلي: يميز مواقع التواصل الاجتماعي استيعابها لأعمار وأماكن ومستويات علمية مختلفة أ. عبدالعزيز الوصيفر: تهمنا الإجابة عن سؤال "من هم صانعو المحتوى الإعلامي؟!" أ. مريم أنور:* من الضروري الالتزام بضوابط المجتمع والتحلي بالذوق العام في التعليق والرد أ. محمد القوتي:* المشاهير اتبعوا أساليباً معينة لتكوين هويتهم الخاصة لدى الجماهير أ. منى الزايد:78 % من مواقع التواصل الاجتماعي تعزز مستويات الثقة بين القوى العاملة محمد ويدو:* يمكنني تقديم ورقة العمل إلكترونياً متخطياً زمان ومكان الملتقى أ.إهداء الموسوي:* كن ذكياً في تفعيل قائمة البريد الإلكتروني د. لولوة بودلامة:* لا تكرر مراسلة الشخص مرات عديدة في حال عدم استجابته   بعد برنامج حافل وتفاعل قلّ نظيره، يختتم الملتقى الإقليمي الحادي عشر للإداريين وموظفي السكرتارية جدول أعماله بتكريم المشاركين فيه، كما جرت العادة لملتقيات شركة أكت سمارت المنعقدة بفندق ومنتجع سوفتيل الزلاق.   إذ شهد في يومه الأول برنامجاً ثرياً شملته ثلاث جلسات، تمثلت في جلسة الافتتاح التي قدم فيها كل من أمين عام الملتقى ورئيسة جمعية السكرتارية البحرينية، كلمته، تلاها جلستين حواريتين، إذ أخذت الجلسة الأولى في غالبها بعداً أكاديمياً ونظرياً، أكثر من الجلسة التالية التي ركزت على الجوانب العملية لممارسات مدراء المكاتب على مواقع التواصل الاجتماعي.   وقد تضمنت كلمة د. فهد إبراهيم الشهابي أمين عام الملتقى، الإشارة لأهمية التكنولوجيا في الوقت الراهن، وكيف أنها أصبحت سمة العصر حتى انعكس ذلك بوضوح على جملة من الملتقيات التي تقيمها "أكت سمارت" لهذا العام، وكان أبرزها الملتقى الخليجي العاشر لممارسي العلاقات العامة الذي تناول موضوع (العلاقات العامة الرقمية)، ليلحقها في وقت قصير هذا الملتقى لمناقشة (الإعلام الاجتماعي في خدمة الإدارة المكتبية) وهو ما يؤكد التوجه العام نحو مزيد من التطور والارتقاء نحو الأفضل، وانجاز المهام بأعلى مستوى من المهنية والاحترافية وبأقل مستوى ممكن من الوقت والجهد والتكلفة.* مشيراً إلى أن الظن بإشغال مدير المكتب بمواقع التواصل الاجتماعي ربما يكون فرضية خاطئة إذا ما حسُن استخدامها، وهو الأمر الذي كان سيخضع للمناقشة والتفنيد من خلال جلسات الملتقى وورش العمل التدريبية المصاحبة.   أما أ. شهلاء أصبعي رئيسة جمعية السكرتارية البحرينية فقد ركزت في كلمتها على حيوية وثراء التجربة الإلكترونية في مجال السكرتارية، مشيرة لاتساع أفق العالم الإلكتروني، وخصوصاً مواقع التواصل الاجتماعي، ولما يمكنها أن تقدمه من تسهيلات من شأنها أن ترتقي بمستوى الإنتاجية في المجال كما فعلت في وقت سابق مع إدارة المال والأعمال، والتي استثمرت وسائل الإعلام الاجتماعي على عدد من الأصعدة وحققت قفزة نوعية غير مسبوقة.   وفي ورقة عمل قدمتها د. لولوة بودلامة "مدربة وأكاديمية"، في بداية الجلسة الثانية من جدول أعمال الملتقى لليوم الأول تناولت أهم 10 تطبيقات لجعل الإدارة أكثر فعالية، مشيرة إلى أن هذه التطبيقات تمكن المرء منا أن يحمل جميع ملفاته إلى المنزل وأينما يذهب وتكون متاحة في كل وقت وكل زمان من خلال جهاز صغير يحمله.* وتمثلت التطبيقات التي أشارت إليها بودلامة في التالي (Evernote, Google Drive, Wunderlist, Hipmunk, Booking, Dropbox, Yammer, Twitter, Facebook, Webex).   وركزت د. دانيا كابلي "معالجة نفسية" على مميزات التواصل الاجتماعي لدى السكرتارية والمتمثلة في تبادل المعلومات، الملفات الخاصة، الصور ومقاطع الفيديو، كما أنها مجال رحب للتعارف والصداقة وخلق جو يتميز بوحدة الأفكار والرغبات غالبًا، وإن اختلفتأعمارهم وأماكنهم ومستوياتهم العلمية. *من جانبه، قدم أ. عبدالعزيز الوصيفر عدداً من الحقائق والإحصائيات الصادمة، فضلاً عن المستجدات في عالم الإعلام الاجتماعي.* كما تناول الوصيفر اهمية الثقافة الاعلامية *والتي أوجزها في أن التفكير النقدي يتمثل في اختيار المحتوى الاعلامي وكيفية تحليل العلومات المستقبلة من قنوات الاعلام، وفهم عملية التواصل الإعلامي والهدف من المحتوى المقدم، والإجابة عن سؤال من هم صانعو المحتوى الاعلامي، وفهم خصائص وتاثير كل قناة إعلامية، وفهم تاثير وسائل الاعلامعلى المجتمع وعلينا كافراد، ثم* وضع ادوات لتحليل ومناقشة المحتوى الاعلامي، وفهم المحتوى المكتوب التي يظهر من خلاله موقف الشخص، القيم، السلوك، إلى جانب التعرف على افكار و انماط الشخص المرسل والقدرة على انتاج محتوى جيد.   أما مريم أنور أحمد فقد ركزت كثيراً على البعد الأخلاقي في محتوى التواصل الاجتماعي، مشيرة إلى أهمية الالتزام بضوابط المجتمع والذوق العام في التعليق والرد، كما وأشارت إلى جانب من الهوية الإلكترونية وأهمية أن يمثل الإنسان نفسه ومؤسسته بشكل واعٍ وناضج.* من جانب آخر أشارت إلى أن وسائل التواصل الاجتماعي اليوم تتميز بانعدام المحدودية؛ فليس لها حدود زمانية ولا مكانية ولا نوعية أو جنسية؛ فهي تتخطى كل الحواجز، وسهلة الاستخدام والتواصل بها والتعامل معها لتصل إلى الملايين في كافة أنحاءالعالم.   وتضمنت الجلسة الثالثة أربعة متحدثين آخرين، إذ قدم محمد القوتي موضوع الهوية الإلكترونية، مشيراً إلى أنها أكثر ما يميز الإنسان منا على مواقع التواصل الاجتماعي، وأن الشخص بلا هوية يكاد لا يشكل قيمة في المجتمع وكذلك في مواقع التواصل الاجتماعي، كما واستشهد ببعض النماذج التي حظت بنسبة متابعة عالية من المشاهرين في مجالات الغناء والمكياج والفن وغيرها، مشيراً إلى الأسلوب الذي اتبعه المشاهير لتكوين هويتهم الخاصة لدى الجماهير.   تلته أ. منى جاسم الزايد استشارية التدريب ومدربة البروتوكول والاتيكيت، التي بدأت ورقتها بعدد من الإحصائيات الهامة حول وسائل الإعلام الاجتماعية، وتأثيراتها الإيجابية في العمل، مشيرة إلى ذلك بقولها أن "86 *بالمائة من مواقع التواصل الاجتماعي تعزز منالتواصل والتعاون بين الجهات المختلفة، وأن85 بالمائة منها تتمتع بقدرتها على التواصل مع العملاء، بنفس النسبة تساهم في تحفيز الابتكار.* كما أشارت إلى أن78 *بالمائة تحظى بميزات التواصل التي توفرها وسائل الإعلام الاجتماعية والتي يمكن أن تعزز بشكلملحوظ من مستويات الثقة بين القوى العاملة.   أما أ. محمد ويدو فقد قدم ورقته عن طريق فيديو صوره لنفسه ليعرض الملتقى لتعذر وجوده وليوصل رسالة بما يمكن أن تقدمه التقنية الحديثة من خدمات مختلفة ومن تسهيلات في التواصل رغم الحواجز الزمنية والمكانية، وأشار في عرضه إلى أهمية السكرتير على عجالة، والتأكيد على أهمية استغلال وسائل التواصل الاجتماعي في مواقع العمل ولكن بالطريقة الصحيحة لكي لا يكون مضيعة للوقت.   فيما ركزت أ. إهداء الموسوي "عضو مجلس إدارة النادي العالمي للإعلام الاجتماعي" على مفاتيح النجاح في مواقع التواصل الاجتماعي، ومنها قائمة البريد الإلكتروني التي تعد الوسيلة الرقمية الرسمية للتواصل، مشيرة إلى أهمية أن يكون المستخدم ذكياً في تفعيلها.* ومؤكدة على أهمية اختيار مواقع التواصل الاجتماعي التي تقدم لك المميزات الأفضل لخدماتك الإدارية.   أما ما شهده اليوم الثاني من ورش عمل تدريبية فقد كان تفاعلياً بامتياز، حيث قدمت د. لولوة بودلامة ورشة عمل حول "الإينكيت" وهو فن الاتيكيت الإلكتروني، مركزةً على الاستخدامات التي من شأنها أن تخدم الإدارة المكتبية على وجه التحديد، وذلك بالوقوف على إتيكيت إرسال الرسائل الإلكترونية Email، لتغطية أصول الإتيكيت العام للرسائل الإلكترونية والوقوف على تفصيلاتها الدقيقة مع جملة من التطبيقات العملية والنصائح الهامة نحو (عند إرفاق الملفات يجب أن تكون صغيرة الحجم) و(قم بالرد على رسائل البريدالالكتروني) و(لا تكرر مراسلة الشخص مرات عديدة في حال عدم استجابته).   ووقفت أ. منى الزايد على موضوع "السكرتارية الإلكترونية" في ورشة العمل التي قدمتها، على مفهوم المكتب الإلكتروني، أو ما أسمته بالمعاملة الآلية، ونظم إدارة الوثائق والمتمثل في إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها، وفي ذات الوقت توفر للمستخدمطرق كثيرة لإسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها بسهولة إلكترونياً وتسهيل عملية الاتصال والتواصل **فيما تناول أ. محمد القوتي في ورشة العمل التي قدمها على أن مواقع التواصل الاجتماعي أصبحت حلقة وصلٍ بين جميع الأشخاص على اختلاف مواقعهم واختلاف دياناتهم وأعمارهم وأجناسهم، وأن هذه المواقع تعتمد بشكلٍ أساسي على الأفراد أو المستخدمين؛ لأنهم هم من يشغِّلونها ويرفدونها بالمعلومات والبيانات.   وفي ختام الملتقى وجه د. فهد الشهابي أمين عام الملتقى، كلمة للمتدربين أشاد فيها باهتمامهم وتفاعلهم وحرصهم على اكتساب المزيد من المهارات، مؤكداً على أن الثقافة الإلكترونية في الإدارة المكتبية يجب ألاَّ تقتصر على مدراء المكاتب وحدهم، وإنما يجب أن تنتشر على نطاق واسع حتى يدرك المدراء والمسؤولون أهمية ذلك البعد، وإخراجه من فرضية إشغال السكرتير بما لا فائدة له، والانطلاق في فضاءات العالم الإلكتروني الرحب وتحقيق الاستفادة المؤسسية القصوى مما يقدمه من تسهيلات وامتيازات عصرية.   جدير بالذكر أن الملتقى لهذا العام جاء تحت رعاية تحت رعاية سعادة السيد جميل بن محمد علي حميدان وزير العمل والتنمية الاجتماعية، وتنظيم شركة أكت سمارت بشراكة استراتيجية مع جمعية السكرتارية البحرينية.