المصدر - العلاقات العامة والاعلام بتعليم محايل عسير عقدت شعبة القيادة المدرسية بقسم الاشراف التربوي للبنات بادارة التعليم بمحايل ورشة عمل بعنوان ( مهارات كتابة الخطابات الرسمية ) استهدفت فيها قائدات و وكيلات مدارس التعليم العام استمرت على مدى يوم واحد وافق الخميس
٢٧ / ٦ / ١٤٣٩ هـ بواقع أربع ساعات تدريبية ،،،حضرها ثمان عشرة قائدة تربوية من المدارس بمقر التدريب التربوي ،،،
بدأت الورشة موضحة أهمية سلامة كتابة الخطابات الرسمية باعتبارها معيار الحكم على مدى كفاءة المؤسسة ،، و بهدف عام تطوير القدرات و تنمية المهارات الادارية بالمدارس فيما يتعلق بكتابة الخطابات و التقارير و العمل في الصادر و الوارد و زيادة فعالية الاتصال الاداري عبر الاستخدام الأمثل لمهارات الكتابة ،،
الورشة شملت عددا من الأساليب و الأنشطة و منها المحاضرة القصيرة و العمل التعاوني و المجموعات بالاضافة الى العروض التقديمية كما تم استخدام عدد من الوسائل التعليمية و منها جهاز العرض و الحاسب و شاشة للعرض و سبورة ورقية وغير ذلك من الاداوات المستخدمة للتوضيح ،،،
كما تناولت عددا من المحاور الهامة منها قواعد المراسلات و أنواع الاتصال حيث جاء الشرح و التوضيح على خمسة أنواع شملت المقابلة و المسموع و المرئي و اللمس و المقروء اضافة الى القواعد المطلوبة في كتابة المراسلات حيث شملت الشكل و المضمون في كتابة الخطابات فيجب فيها من حيث الشكل أن تكون الطباعة أنيقة و عالية الجودة و وجود الفواصل بين الكلمات و السطور كافية ،،، كما يجب فيها مضمونا أن تكون ذات لغة واضحة بسيطة مع توخي الدقة و تجنب الأخطاء اللغوية و الاملائية ،،،،
عقب ذلك جرى الانتقال الى توضيح عدد من الملاحظات الهامة تمثلت في عدة أمور جاء من أهمها الاحتفاظ بنسخة في صادر المدرسة من أي خطاب يرفع و التأكد من الجهة المرسل اليها الخطاب مع التأكد من استكمال كافة التواقيع و الختم كما جاء التوضيح على أن قوة المراسلات تعكس ثقافة المؤسسة التنظيمية و الابتعاد عن العبارات الممكنة للتأويل و توخي الوضوح و الدقة و أن تكون غبير قابلة للتفسير ،،،،،
تناولت الورشة فيما بعد ذلك محور الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات حيث أنها يجب أن تشتمل على معلومات الادارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب و شعار الوزارة بدون إجراء التعديلات عليه اضافة الى كتابة معلومات أخرى تختص بها هيكلية مثل هذه الخطابات في الزاوية اليسرى العليا منها كما لا يجب وضعها في اي شكل من أشكال الوورد أو الرسومات لأنها رسمية إضافة الى كتابتها على جهاز حاسب آلي مع مراعاة حجم الخط المناسب أثناء كتابتها و المسافة بين أجزاء الخطاب ،،،
جرى توضيح عدة أمور من الواجب مراعاتها عند المخاطبات و أن مسؤولية سلامة الخطاب تقع على عاتق الموقع فيجب عليه مراجعة الخطاب جيدا قبل التوقيع ،،، كما تم التطرق الى ما يجب مراعاته عند كتابة الخطابات حيث اشتملت أمورا أهمها عند مخاطبة مدير الادارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب و يوقع من رئيس القسم كما و جرى توضيح الحالات التي يجب فيها ارسال الخطاب الى المدير العام مباشرة حيث شملت حالتين الأولى في حال رفع شكوى و الثانية في حال رفع المقترحات لسعادته ،،،
اضافة لما سبق جرى التطرق الى كتابة التقرير جاء في الشرح على تعريف التقرير و أهميته و صورته و أقسامه و اسلوبه و شروطه ،،، بعد ذلك تم الانتقال الى محور آخر بعنوان ماهي خطوات كتابة التقرير و التي جاء الشرح فيها على جمع المعلومات و الحقائق و تصنيفها و استنتاج النتائج و وضع اطار التقرير و المقدمة و البيانات و العرض و التوصيات و النتائج و الملاحق نماذج واقعية لدعم التقرير و لجعل صورته واضحة كنماذج من الأعمال المنفذة أو صور لتنتهي هذه الخطوات بالمراجعة و التدقيق ،،،
هذا و من المتوقع من المتدربات بعد هذه الورشة الالمام بالأسس الأساسية لكتابة الخطابات الرسمية و التقارير كما سيتم كتابتها بطريقة جيدة و مناسبة خالية من الأخطاء الاملائية ،،،،
٢٧ / ٦ / ١٤٣٩ هـ بواقع أربع ساعات تدريبية ،،،حضرها ثمان عشرة قائدة تربوية من المدارس بمقر التدريب التربوي ،،،
بدأت الورشة موضحة أهمية سلامة كتابة الخطابات الرسمية باعتبارها معيار الحكم على مدى كفاءة المؤسسة ،، و بهدف عام تطوير القدرات و تنمية المهارات الادارية بالمدارس فيما يتعلق بكتابة الخطابات و التقارير و العمل في الصادر و الوارد و زيادة فعالية الاتصال الاداري عبر الاستخدام الأمثل لمهارات الكتابة ،،
الورشة شملت عددا من الأساليب و الأنشطة و منها المحاضرة القصيرة و العمل التعاوني و المجموعات بالاضافة الى العروض التقديمية كما تم استخدام عدد من الوسائل التعليمية و منها جهاز العرض و الحاسب و شاشة للعرض و سبورة ورقية وغير ذلك من الاداوات المستخدمة للتوضيح ،،،
كما تناولت عددا من المحاور الهامة منها قواعد المراسلات و أنواع الاتصال حيث جاء الشرح و التوضيح على خمسة أنواع شملت المقابلة و المسموع و المرئي و اللمس و المقروء اضافة الى القواعد المطلوبة في كتابة المراسلات حيث شملت الشكل و المضمون في كتابة الخطابات فيجب فيها من حيث الشكل أن تكون الطباعة أنيقة و عالية الجودة و وجود الفواصل بين الكلمات و السطور كافية ،،، كما يجب فيها مضمونا أن تكون ذات لغة واضحة بسيطة مع توخي الدقة و تجنب الأخطاء اللغوية و الاملائية ،،،،
عقب ذلك جرى الانتقال الى توضيح عدد من الملاحظات الهامة تمثلت في عدة أمور جاء من أهمها الاحتفاظ بنسخة في صادر المدرسة من أي خطاب يرفع و التأكد من الجهة المرسل اليها الخطاب مع التأكد من استكمال كافة التواقيع و الختم كما جاء التوضيح على أن قوة المراسلات تعكس ثقافة المؤسسة التنظيمية و الابتعاد عن العبارات الممكنة للتأويل و توخي الوضوح و الدقة و أن تكون غبير قابلة للتفسير ،،،،،
تناولت الورشة فيما بعد ذلك محور الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات حيث أنها يجب أن تشتمل على معلومات الادارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب و شعار الوزارة بدون إجراء التعديلات عليه اضافة الى كتابة معلومات أخرى تختص بها هيكلية مثل هذه الخطابات في الزاوية اليسرى العليا منها كما لا يجب وضعها في اي شكل من أشكال الوورد أو الرسومات لأنها رسمية إضافة الى كتابتها على جهاز حاسب آلي مع مراعاة حجم الخط المناسب أثناء كتابتها و المسافة بين أجزاء الخطاب ،،،
جرى توضيح عدة أمور من الواجب مراعاتها عند المخاطبات و أن مسؤولية سلامة الخطاب تقع على عاتق الموقع فيجب عليه مراجعة الخطاب جيدا قبل التوقيع ،،، كما تم التطرق الى ما يجب مراعاته عند كتابة الخطابات حيث اشتملت أمورا أهمها عند مخاطبة مدير الادارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب و يوقع من رئيس القسم كما و جرى توضيح الحالات التي يجب فيها ارسال الخطاب الى المدير العام مباشرة حيث شملت حالتين الأولى في حال رفع شكوى و الثانية في حال رفع المقترحات لسعادته ،،،
اضافة لما سبق جرى التطرق الى كتابة التقرير جاء في الشرح على تعريف التقرير و أهميته و صورته و أقسامه و اسلوبه و شروطه ،،، بعد ذلك تم الانتقال الى محور آخر بعنوان ماهي خطوات كتابة التقرير و التي جاء الشرح فيها على جمع المعلومات و الحقائق و تصنيفها و استنتاج النتائج و وضع اطار التقرير و المقدمة و البيانات و العرض و التوصيات و النتائج و الملاحق نماذج واقعية لدعم التقرير و لجعل صورته واضحة كنماذج من الأعمال المنفذة أو صور لتنتهي هذه الخطوات بالمراجعة و التدقيق ،،،
هذا و من المتوقع من المتدربات بعد هذه الورشة الالمام بالأسس الأساسية لكتابة الخطابات الرسمية و التقارير كما سيتم كتابتها بطريقة جيدة و مناسبة خالية من الأخطاء الاملائية ،،،،
