المصدر - نظمت مؤسسة مطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا واستراليا خلال موسم حج هذا العام العديد من البرامج التدريبية والتأهيلية للعاملين بمكاتب مجموعات الخدمات الميدانية ، وأوضح عضو مجلس الادارة المشرف على قطاع شئون الحجاج الأستاذ / عبدالرحمن برنجي ، أنه من خلال التعاون القائم من وزارة الحج والعمرة تم الحاق رؤساء ونواب وأعضاء مكاتب الخدمات الميدانية بالدورات التي تنظمها الوزارة بهدف اطلاعهم على الجديد في الخدمات والتنظيمات وتزويدهم بالمعرفة ليكونوا مؤهلين وقادرين على مواجهة العمل وضغوطه .
وبين البرنجي : انه في موسم حج هذا العام تم افتتاح 57 مجموعة خدمة ميدانية تم اختيار العاملين بها ممن يملكون التأهيل العلمي والخبرات العملية لتمتزج الخبرتان فيقدم العمل بشكل جيد تعود ثماره على حجاج بيت الله الحرام ضيوف الذين تتشرف المؤسسة بخدمتهم ، موضحا أن الارتقاء بالعمل لا يتم الا من خلال معالجة السلبيات ، ومعالجتها لا تكون الا من خلال قراءة متأنية وهادئة لتقارير الاداء للتعرف على الملاحظات التي أوجدت هذه السلبية أو تلك ، وهو ما حرصت المؤسسة على تنفيذه في موسم حج هذا العام .
وأكد رئيس قطاع شئون الحجاج تطبيق نظام المتابعة الدائمة لمكاتب شؤون الحجاج وممثلي الشركات السياحية ، للتعرف على مدى التزامهم بالنظم والتعليمات المنظمة لأعمال الحج لتمكين الحجاج من أداء نسكهم براحة وطمأنينة ، مشيرا الى متابعة سير الأعمال لا يتم الا من خلال معرفة نتائجه ولذلك يتم في كل يوم تنظيم اجتماع دوري مع المعاونين لمعرفة نسب الانجاز المحققة في خطة العمل ومدى التزام مكاتب الخدمات الميدانية بها ، ومتابعة أعمال المكاتب بالمشاعر المقدسة بشكل يومي ، وتشكيل فريق عمل ميداني خاص لرصد أعداد الحجاج القادمين يوميا ومتابعة عمليات استقبالهم واسكانهم ، موضحا أنه تم العمل على اعداد الدليل الاجرائي لمكاتب الخدمة الميدانية ليكون مرجعا لأعمال مكاتب الخدمات الميدانية ويتضمن : ضوابط مكاتب الخدمة الميدانية ، مهام مكاتب الخدمات الميدانية ، مرتكزات مكاتب الخدمة الميدانية ، توصيف مهام ومسؤوليات أعضاء مكتب الخدمات الميدانية وبحسب الخطة التشغيلية للمؤسسة.
وعن برامج التفويج لجسر الجمرات بين البرنجي أن هناك برنامج تم تحديده من قبل وزارة الحج والعمرة ، وتم تكليف أعضاء التفويج بمكاتب الخدمة للالتزام به ، وقد حضر أعضاء التفويج الدورات التدريبية والجولات الميدانية للتعريف عن الخطط والبرامج المنفذة هذا العام .
واشار الى أن هناك ثلاث مراحل لتحقيق رؤية القطاع تبدا اعتبارا من 15/10/1439هـ وتستمر الى 15/01/1440هـ وهي كما يلي :
$ المرحلة الأولى : التجهيز :
تبدأ من 01/07 / 1439هـ حتى 30/10 / 1439 هـ
$ المرحلة الثانية : الإشراف الميداني على طرق التشغيل والمتابعة الميدانية :
من 1/11 / 1439هـ وحتى 15/01/ 1440 هـ
$ المرحلة الثالثة : انهاء اجراءات اخلاء الطرف و التقييم:
من 15 / 1 / 1440 هـ وحتى 20/01/1440هـ
مراحل العمل وطرق تحقيقها:
$ المرحلة الأولى : التجهيز :
تبدأ من 01/07 / 1439هـ حتى 30/10/1439هـ
? إعداد الخطة العامة للقطاع .
? التواصل المستمر مع اعضاء مجلس الادارة ومسئولي وزارة الحج والعمر للاطلاع على المستجدات.
? ترشيح معاوني القطاع ومساعديهم المعاون والموظفين .
? متابعة ترشيح رؤساء واعضاء مكاتب الخدمة الميدانية المرشحين وفق كراسة التنافس على تعاقدات أداء الخدمات الأساسية المنوطة بجنسيات حجاج المؤسسة لموسم حج 1439هـ.
? متابعة افتتاح المكاتب وجاهزيتها للعمل
? اعداد النماذج .
$ المرحلة الثانية : الإشراف الميداني على طرق التشغيل والمتابعة الميدانية :
من 1/11 / 1439هـ وحتى 15/01/ 1440 هـ
? التواصل المستمر مع مكاتب الخدمة الميدانية .
? استمرارية موقع القطاع على الفيس بوك باسم / قطاع شؤون الحجاج .
? اعتماد البريد الالكتروني لقطاع شؤون الحجاج والصادر من قطاع تقنية المعلومات بالمؤسسة
? اعتماد البريد الالكتروني الخاص برؤساء مكاتب الخدمة الميدانية والصادر من قطاع تقنية المعلومات بالمؤسسة
? التواصل مع رؤساء المكاتب واعضاء الخدمات بمكاتب الخدمة الميدانية عبر وسائل التواصل
? الاطلاع على خطط المكاتب فيما يتعلق بالاستقبال والتسكين و جداول تفويج الحجاج لمنشأة الجمرات وخطة التصعيد والعمل بالمشاعر المقدسة .
? عقد عدد من الورش والبرامج لمكاتب الخدمة الميدانية :
? عقد لقاءات مع مكاتب شؤون الحجاج ومنظمي قدوم الحجاج.
? التنسيق مع المراقبة والمتابعة والقطاعات ذات العلاقة بالحجاج .
? متابعة أعضاء مكاتب الخدمة الميدانية لقيامهم بالأعمال المناطة بهم كلا فيما يخصه
? متابعة استلام مكاتب الخدمة الميدانية لمواقعهم بالمشاعر والعمل على جاهزيتها.
? اعداد الخطة العامة للعمل بالمشاعر المقدسة
? متابعة مكاتب الخدمة الميدانية في عمليات تفويج الحجاج لمنشأة الجمرات من منى ومن مكة المكرمة.
? المتابعة المستمرة لأعمال مكاتب الخدمة الميدانية فيما تقوم به من خدمات مقدمة لحجاج بيت الله الحرام في المشاعر .
? تحديد مواقع مكاتب الخدمة الميدانية بالمشاعر المقدسة على خارطة (خرائط قوقل) للاستدلال عليها .
? توزيع فريق قطاع شؤون الحجاج لمتابعة عمليات ( التصعيد والنفرة من عرفات ومن المزدلفة الى منى و التفويج لمنشأة الجمرات خلال ايام التشريق من مشعر منى ومن مكة وترجيل الحجاج من منى الى مكة.
? اعداد الاحصائيات و النماذج المعدة للمتابعة .
$ المرحلة الثالثة : انهاء اجراءات اخلاء الطرف و التقييم:
من 15/01/1440هـ وحتى 20/01/1440هـ
? عقد ورشة عمل لمناقشة ايجابيات وسلبيات العمل .
? تقييم اعمال المكاتب ، والتقييم يعتمد على مدى التعاون مع الآخرين والالتزام بالنظم والاجراءات .
وبين البرنجي : انه في موسم حج هذا العام تم افتتاح 57 مجموعة خدمة ميدانية تم اختيار العاملين بها ممن يملكون التأهيل العلمي والخبرات العملية لتمتزج الخبرتان فيقدم العمل بشكل جيد تعود ثماره على حجاج بيت الله الحرام ضيوف الذين تتشرف المؤسسة بخدمتهم ، موضحا أن الارتقاء بالعمل لا يتم الا من خلال معالجة السلبيات ، ومعالجتها لا تكون الا من خلال قراءة متأنية وهادئة لتقارير الاداء للتعرف على الملاحظات التي أوجدت هذه السلبية أو تلك ، وهو ما حرصت المؤسسة على تنفيذه في موسم حج هذا العام .
وأكد رئيس قطاع شئون الحجاج تطبيق نظام المتابعة الدائمة لمكاتب شؤون الحجاج وممثلي الشركات السياحية ، للتعرف على مدى التزامهم بالنظم والتعليمات المنظمة لأعمال الحج لتمكين الحجاج من أداء نسكهم براحة وطمأنينة ، مشيرا الى متابعة سير الأعمال لا يتم الا من خلال معرفة نتائجه ولذلك يتم في كل يوم تنظيم اجتماع دوري مع المعاونين لمعرفة نسب الانجاز المحققة في خطة العمل ومدى التزام مكاتب الخدمات الميدانية بها ، ومتابعة أعمال المكاتب بالمشاعر المقدسة بشكل يومي ، وتشكيل فريق عمل ميداني خاص لرصد أعداد الحجاج القادمين يوميا ومتابعة عمليات استقبالهم واسكانهم ، موضحا أنه تم العمل على اعداد الدليل الاجرائي لمكاتب الخدمة الميدانية ليكون مرجعا لأعمال مكاتب الخدمات الميدانية ويتضمن : ضوابط مكاتب الخدمة الميدانية ، مهام مكاتب الخدمات الميدانية ، مرتكزات مكاتب الخدمة الميدانية ، توصيف مهام ومسؤوليات أعضاء مكتب الخدمات الميدانية وبحسب الخطة التشغيلية للمؤسسة.
وعن برامج التفويج لجسر الجمرات بين البرنجي أن هناك برنامج تم تحديده من قبل وزارة الحج والعمرة ، وتم تكليف أعضاء التفويج بمكاتب الخدمة للالتزام به ، وقد حضر أعضاء التفويج الدورات التدريبية والجولات الميدانية للتعريف عن الخطط والبرامج المنفذة هذا العام .
واشار الى أن هناك ثلاث مراحل لتحقيق رؤية القطاع تبدا اعتبارا من 15/10/1439هـ وتستمر الى 15/01/1440هـ وهي كما يلي :
$ المرحلة الأولى : التجهيز :
تبدأ من 01/07 / 1439هـ حتى 30/10 / 1439 هـ
$ المرحلة الثانية : الإشراف الميداني على طرق التشغيل والمتابعة الميدانية :
من 1/11 / 1439هـ وحتى 15/01/ 1440 هـ
$ المرحلة الثالثة : انهاء اجراءات اخلاء الطرف و التقييم:
من 15 / 1 / 1440 هـ وحتى 20/01/1440هـ
مراحل العمل وطرق تحقيقها:
$ المرحلة الأولى : التجهيز :
تبدأ من 01/07 / 1439هـ حتى 30/10/1439هـ
? إعداد الخطة العامة للقطاع .
? التواصل المستمر مع اعضاء مجلس الادارة ومسئولي وزارة الحج والعمر للاطلاع على المستجدات.
? ترشيح معاوني القطاع ومساعديهم المعاون والموظفين .
? متابعة ترشيح رؤساء واعضاء مكاتب الخدمة الميدانية المرشحين وفق كراسة التنافس على تعاقدات أداء الخدمات الأساسية المنوطة بجنسيات حجاج المؤسسة لموسم حج 1439هـ.
? متابعة افتتاح المكاتب وجاهزيتها للعمل
? اعداد النماذج .
$ المرحلة الثانية : الإشراف الميداني على طرق التشغيل والمتابعة الميدانية :
من 1/11 / 1439هـ وحتى 15/01/ 1440 هـ
? التواصل المستمر مع مكاتب الخدمة الميدانية .
? استمرارية موقع القطاع على الفيس بوك باسم / قطاع شؤون الحجاج .
? اعتماد البريد الالكتروني لقطاع شؤون الحجاج والصادر من قطاع تقنية المعلومات بالمؤسسة
? اعتماد البريد الالكتروني الخاص برؤساء مكاتب الخدمة الميدانية والصادر من قطاع تقنية المعلومات بالمؤسسة
? التواصل مع رؤساء المكاتب واعضاء الخدمات بمكاتب الخدمة الميدانية عبر وسائل التواصل
? الاطلاع على خطط المكاتب فيما يتعلق بالاستقبال والتسكين و جداول تفويج الحجاج لمنشأة الجمرات وخطة التصعيد والعمل بالمشاعر المقدسة .
? عقد عدد من الورش والبرامج لمكاتب الخدمة الميدانية :
? عقد لقاءات مع مكاتب شؤون الحجاج ومنظمي قدوم الحجاج.
? التنسيق مع المراقبة والمتابعة والقطاعات ذات العلاقة بالحجاج .
? متابعة أعضاء مكاتب الخدمة الميدانية لقيامهم بالأعمال المناطة بهم كلا فيما يخصه
? متابعة استلام مكاتب الخدمة الميدانية لمواقعهم بالمشاعر والعمل على جاهزيتها.
? اعداد الخطة العامة للعمل بالمشاعر المقدسة
? متابعة مكاتب الخدمة الميدانية في عمليات تفويج الحجاج لمنشأة الجمرات من منى ومن مكة المكرمة.
? المتابعة المستمرة لأعمال مكاتب الخدمة الميدانية فيما تقوم به من خدمات مقدمة لحجاج بيت الله الحرام في المشاعر .
? تحديد مواقع مكاتب الخدمة الميدانية بالمشاعر المقدسة على خارطة (خرائط قوقل) للاستدلال عليها .
? توزيع فريق قطاع شؤون الحجاج لمتابعة عمليات ( التصعيد والنفرة من عرفات ومن المزدلفة الى منى و التفويج لمنشأة الجمرات خلال ايام التشريق من مشعر منى ومن مكة وترجيل الحجاج من منى الى مكة.
? اعداد الاحصائيات و النماذج المعدة للمتابعة .
$ المرحلة الثالثة : انهاء اجراءات اخلاء الطرف و التقييم:
من 15/01/1440هـ وحتى 20/01/1440هـ
? عقد ورشة عمل لمناقشة ايجابيات وسلبيات العمل .
? تقييم اعمال المكاتب ، والتقييم يعتمد على مدى التعاون مع الآخرين والالتزام بالنظم والاجراءات .
